Czy można sprzedać godzinę pracy za 1.000-2.000 złotych? Można, jeżeli w kancelarii wprowadzimy system zarządzania wiedzą. Uważam, że dobry system zarządzania wiedzą jest w kancelarii jednym z kluczowych czynników sukcesu i piętą achillesową wielu firm prawniczych.
Pan Marcin w komentarzu do ostatniego mojego wpisu zawarł bardzo ciekawą obserwację. Autor komentarza pisze: "Myślę, że to co powoduje marnotrawstwo czasu pracownika kancelarii w Polsce, to czasłochłonność dotarcia do odpowiedniej informacji. Odnalezienie odpowiedzi na pytanie, które było już "załatwione" w kancelarii jest zazwyczaj niemożliwe. Dodatkowo: nagminnym jest, że w tej samej kancelarii dwóch prawników pracuje nad problemem tego samego rodzaju i obaj o sobie nie wiedzą. Na opracowanie tego samego zagadnienia idzie więc dwa razy więcej czasu niż tego problem wymaga. Dwóch pracowników jest umoczonych w sprawę, którą mógłby rozstrzygnąć jeden. O katastrofę graniczy sytuacja, gdy - co też się przecież zdarza, kiedy obaj pracownicy udzielają sprzecznych odpowiedzi... Brakuje - zarówno na studiach jak i aplikacjach szkoleń z umiejętności zarządzania wiedzą. Brak jest narzędzi do tego."
W zupełności zgadzam się co do tego, że brak umiejętności ZARZĄDZANIA WIEDZĄ (ang. "knowledge management" lub często używany skrót KM) jest jednym z głównych problemów kancelarii prawnych w Polsce. Skutkiem są nieoptymalne wskaźniki satysfakcji klientów, obniżona rentowność działalności i niższe od optymalnych wynagrodzenia prawników.
Zarządzanie wiedzą to wypracowana w latach 90-tych ubiegłego wieku koncepcja efektywnego wykorzystania zasobów wiedzy, jaką posiada przedsiębiorstwo. Istotą tej koncepcji jest systemowe, kompleksowe podejście do kwestii:
- gromadzenia informacji,
- przetwarzania (zamiany) tych informacji w wiedzę,
- wykorzystania posiadanej wiedzy oraz
- ochrony posiadanej wiedzy przed utratą lub wykorzystaniem przez osoby nieuprawnione.
Każda kancelaria prawna posiada wiedzę i ją wykorzystuje. Problem w tym, że w niewielu kancelariach proces zarządzania wiedzą jest uznawany za proces kluczowy – tak jak np. proces zarządzania kadrami czy zarządzania finansami. Gdyby partnerzy dowolnej kancelarii poświęcali procesowi zarządzania wiedzą tyle czasu, ile poświęcają np. na przygotowywanie faktur czy promocję usług - tempo rozwoju kancelarii wzrosłoby istotnie w krótkim czasie. Im większa jest kancelaria – tym ważniejsze staje się wprowadzenie systemu zarządzania wiedzą.
Zacznijmy od tego, że informacja to nie to samo co wiedza – napływające informacje stają się elementem wiedzy wtedy, gdy osoby je pozyskujące widzą ich praktyczną przydatność dla kancelarii i informacja ta zostaje wprowadzona do systemu.
Podam przykład – fakt, że jedna z naszych prawniczek urodziła dziecko jest tylko informacją. Ale jeżeli osoba zajmująca się w kancelarii procesem kadrowym zrozumie, że zmienia się sytuacja życiowa tej prawniczki - można to wykorzystać np. w procesie motywowania (np. akceptacja wcześniejszego wychodzenia z pracy lub skromny ale sympatyczny prezent) – informacja staje się elementem wiedzy. Podałem ten przykład celowo, aby uświadomić Państwu, że system zarządzania wiedzą to znacznie więcej niż znajomość posiadanych przez kancelarię prawniczych baz danych – obejmuje on wiedzę o prawie, wykonywanych przez kancelarię zleceniach, klientach, pracownikach, konkurentach itd. itp.
Podam inny przykład. Załóżmy, że zajmują się Państwo między innymi prawem budowlanym a Wasza Kancelaria ma 50 stałych klientów. Czy wiedzą Państwo, którzy z klientów planują w czasie najbliższych 3 lat inwestycje budowlane? Czy jest to wiedza pełna czy dotyczy tylko niektórych klientów? Czy jest to wiedza pozyskana przypadkowo czy jest wynikiem systematycznej, zaplanowanej wcześniej działalności? Czy w ślad za pozyskaną wiedzą idą jakieś działania? Czy wiedzę tą posiadają wszyscy pracownicy, którzy powinni mieć do niej dostęp? Czy pracownicy pozyskujący taką wiedzę dzielą się z nią natychmiast z pozostałymi pracownikami? Czy ślad po tym zostaje na piśmie czy informacja tkwi tylko w umysłach adresatów?
A teraz jeszcze inny przykład. W trakcie wielu lat Państwa działalności na pewno zdarzyło się Państwu nie raz, że przy okazji obsługi klientów weszliście w posiadanie opracowanych przez inne kancelarie ciekawych dokumentów, wzorów umów czy opinii. Sami stworzyliście tysiące tego typu dokumentów. Pytanie – czy jeżeli niedawno zatrudniony prawnik otrzyma zlecenie, które było już realizowane w kancelarii przez kogoś innego dotrze do dokumentów tamtego zlecenia bez konieczności chodzenia po kancelarii i wypytywania koleżanek i kolegów "czy ktoś coś takiego gdzieś robił"? Czy znajdzie wszystkie przygotowane w ostatnich latach opinie lub umowy tego samego rodzaju w ciągu trzech minut czy godziny (policzmy – godzina dziennie na szukanie informacji * 210 dni roboczych w roku * 10 prawników * 50 złotych kosztów roboczogodziny = 105.000 ZŁOTYCH ROCZNIE DLA MAŁEJ, 10 - OSOBOWEJ KANCELARII !!!
Inny przykład – czy wszyscy prawnicy w Państwa kancelarii potrafią w pełni wykorzystać wszystkie bazy danych, do których dostęp ma Kancelaria? Czy pracownicy wiedzą jakie znaki zastępują w wyszukiwarce ciąg dowolnie wybranych znaków i czy potrafią odpowiednio dobierać słowa klucze? Czy anulowaliście prenumeratę Przeglądu Podatkowego ponieważ w Lexie pojawiły się pełnotekstowe wydania tego arcyciekawego miesięcznika? Czy jeżeli jakikolwiek prawnik przeczyta jakikolwiek artykuł, którego treść może być przydatna dla innego prawnika w Kancelarii – przekazuje mu natychmiast informację o tym artykule? Czy ktoś analizuje ilość takich zdarzeń oraz co dzieje się dalej z pozyskanymi w ten sposób informacjami?
I jeszcze jeden przykład. Każdy z prawników poznaje w ciągu roku kilkanaście/kilkadziesiąt ciekawych osób, które mogą być albo źródłem poleceń, albo podwykonawcą – ekspertem, albo potencjalnym klientem. Czy każdy z tych kontaktów jest poddawany analizie czy też wizytówki tych osób znajdują się w szufladach prawników, a po ich odejściu nikt już nie wie kto 3 lata temu spotkał się z niezwykle sprawnym detektywem prywatnym, z którego usług kancelaria nigdy już nie skorzysta?
Przykłady można mnożyć i bez względu na to, jak dobrze zarządzana jest Państwa kancelaria – w kwestii zarządzania wiedzą jest na pewno wiele do zrobienia i to w trzech obszarach:
- w obszarze procedur – warto wypracować model zarządzania wiedzą – kto za co odpowiada, z jaką częstotliwością wykonuje swoje zadania,
- w obszarze technologii – warto poszukiwać systemu informatycznego, który pozwoli Państwu na sprawne zarządzanie wiedzą i doprowadzi do sytuacji, w której żadna przydatna informacja nie ucieknie z systemu wraz z odejściem pracownika lub poprzez zwykłe zapomnienie
- w obszarze kultury – warto opracować zestaw działań, które spowodują powstanie wewnętrznej kultury gromadzenia wiedzy i dzielenia się wiedzą przez wszystkich członków Państwa firmy.
Do tematu zarządzania wiedzą będę jeszcze wracał i pokażę przykładowe rozwiązania dotyczące systemu zarządzania wiedzą. Na zakończenie wrócę jednak do pytania zawartego w pierwszym zdaniu tego wpisu.
Klient, zamawiając opinię prawną lub umowę, prosi najczęściej o wstępne oszacowanie wysokości wynagrodzenia i to niezależnie od tego czy w umowie z kancelarią są zawarte stawki godzinowe czy nie. Często rezygnuje ze stawek godzinowych ponieważ woli mieć pewność co do ostatecznych kosztów. Z drugiej strony, dzięki systemowi zarządzania wiedzą błyskawicznie dowiedzą się Państwo, że podobna opinia/umowa jest już w kancelaryjnej bazie danych i praca, która 3 lata temu zajęła prawnikowi 10-15 godzin, może być dzisiaj wykonana w 2-3. Można zarobić za godzinę pracy 1.000 -2.000 zł.? Oczywiście, pod warunkiem, że nasz system zarządzania wiedzą działa sprawnie zarówno w wymiarze procedur, technologii jak i (!!!) kultury wewnętrznej.
