Wracam do podjętego przed dwoma miesiącami tematu kluczowych wskaźników efektywności. Ten wpis powinien zainteresować wszystkich partnerów zastanawiających się – GDZIE SĄ MOJE PIENIĄDZE?
Z kilkudziesięciu wskaźników efektywności (KPI – key performance indicators) wskazałem we wpisie z lutego dwa – współczynnik utylizacji (U) oraz współczynnik realizacji stawek (R).
Pierwszy ze współczynników dotyczy stopnia wykorzystania dostępnych mocy produkcyjnych kancelarii i wyraża się go albo jako procent czasu zarejestrowanego przez prawnika dla klientów w stosunku do czasu dostępności prawnika dla pracodawcy. Ponieważ część czasu pracy prawników nie jest rejetrowana – np. czas odpoczynku, rozmowy w korytarzu, nauki itd. – współczynnik ten pokazuje, jak wykorzystuje swój czas prawnik przebywający w pracy. Współczynnik R wyraża się jednak najczęściej w godzinach zarejestrowanych w ciągu roku/miesiąca dla klientów.
Ile czasu powinien rejestrować dla klientów prawnik w Twojej kancelarii? Badania przeprowadzone w Stanach Zjednoczonych na kilkuset kancelariach prawnych wykazały, że prawnik z 4 letnim doświadczeniem "czardżuje" (uwielbiam ten slang) przeciętnie 1939 godzin rocznie, czyli ponad 160 godzin miesięcznie. Partnerzy poświęcają część czasu pracy na sprawy wewnętrzne kancelarii i rejestrują przeciętnie 1640 godzin rocznie!
Zaskakujące, prawda? Myślę że w niewielu kancelariach prawnych w Polsce udaje się osiągać choćby zbliżone do amerykańskich wskaźniki. Różnice wynikają z pewnością z innej kultury pracy, innej efektywności wykorzystania czasu pracy, mniejszej konkurencyjności sektora itd. To temat na odrębną dyskusję. Idźmy jednak dalej.
Drugi ze absolutnie kluczowych czynników (R) pokazuje różnicę pomiędzy faktycznie wypracowanymi przez prawnika przychodami a przychodami, które hipotetycznie powinny zostać wypracowane, biorąc pod uwagę ilość zarejestrowanych godzin i stawkę za godziny pracy. Gdyby wszystkie kancelarie sprzedawały 100% godzin zarejestrowanych - partnerzy nie musieliby obawiać się o swoją przyszłość. W rzeczywistości na dobrze rozwiniętych rynkach współczynnik ten wynosi ok. 85-95% a w Polsce?
Zobaczmy jak nieefektywne są Polskie kancelarie sięgając do ostatniego rankingu Rzeczpospolitej i dokonując prostego obliczenia przychodów przypadających na prawnika. Ponieważ część kancelarii – czapki z głów – podaje swoje przychody a jednocześnie ilość prawników – jeżeli podzielimy przychody przez tą ilość otrzymamy "przychody na prawnika". Dane, które zaraz przedstawię trzeba traktować ostrożnie – kancelarie podają w rankingu Rzeczpospolitej dane o różnym stopniu dokładności.
Spośród 49 kancelarii, które podały w tym roku przychody i ilość prawników:
- w 13 przychody na prawnika przekraczają 20.000 zł. miesięcznie (mistrz Polski to Baker McKenzie – ponad 70.000 złotych miesięcznie),
- w 27 przychody wahają się w granicach 10.000-20.000 zł. miesięcznie
- w 9 przychody są niższe niż 10.000 zł.
Warto zaznaczyć, że są to dane z kancelarii, które nie wahały się ujawnić danych finansowych. Zaryzykuję twierdzenie, że przeciętne przychody na prawnika w wieloosobowych polskich kancelariach prawnych nie przekraczają miesięcznie 10.000-12.000 złotych na prawnika. Tyle mówi mi intuicja – przydałyby się rzetelne badania na ten temat. Oczywiście w wielu są znacznie wyższe a w wielu niższe. Wyniki rankingu mówią jednak za siebie.
Jeżeli podzielicie Państwo przychody wypracowane przez Waszych prawników przez ilość godzin, którą powinni oni rejestrować miesięcznie (powiedzmy – 150 godzin) otrzymacie rzeczywistą stawkę realizowaną przez poszczególnych pracowników. Jeżeli, na przykład, prawnik wypracowuje 10.000 złotych to (zakładając że powinien rejestrować 150 godzin) – jego FAKTYCZNA stawka wynosi 66 złotych. A jaka jest stawka w cenniku kancelarii? 150? 200? 250 złotych?
Różnica pomiędzy faktyczną stawką za którą sprzedajecie Państwo czas pracy prawnika a stawką z cennika jest miarą nieefektywności Waszej kancelarii. Nie ulegajmy pokusie zrzucania winy na klientów – przyczyna tkwi w naszym systemie organizacyjnym.
Jakie są przyczyny tej nieefektywności? To temat na osobny wpis i na pewno do tego wrócę. Na początek pomyślcie może Państwo nad tym, czy w Waszej kancelarii telefony do klientów łączy sekretarka czy wystukuje je na klawiaturze radca prawny? Jaka jest prędkość pisania na maszynie Waszych pracowników? Ile minut potrzebujecie aby znaleźć na serwerze wszystkie umowy dzierżawy skonstruowane przez ostatnie 5 lat?
Źródła niskiego współczynnika R oraz U w Polsce postaram się przeanalizować za jakiś czas. A czytających te słowa prawników z dobrze zarządzanych kancelarii pozdrawiam i zapewniam, że i w Państwa firmach można poprawić efektywność i wyniki finansowe. A czytającym te słowa asystentom, konsultantom, starszym konsultantom pragnę uświadomić, że Wasze wynagrodzenia są prostą pochodną realizowanych przychodów.
