Kluczowe wskaźniki efektywności w kancelarii prawnej

Z moich doświadczeń wynika, że większość absolwentów prawa zapomniała tak podstawowych operacji matematycznych jak obliczanie procentów, podstawowych wzorów z zakresu rachunku prawdopodobieństwa, czy obliczanie średniej ważonej.

Po studiach prawniczych ich absolwenci z reguły nie znają też podstawowych pojęć z zakresu rachunkowości, istoty sprawozdań finansowych. Kiedy pytam studentów na pierwszym wykładzie z finansów przedsiębiorstw – co to jest bilans? Odpowiadają zgodnie – jest to zestawienie zysków i strat.

Właśnie – finanse przedsiębiorstw – takie pojęcia jak marża, rentowność, wskaźniki efektywności, dźwignia operacyjna i finansowa, próg rentowności…Trudno dziś bez znajomości i praktycznego zastosowania naprawdę podstawowej wiedzy z zakresu finansów przedsiębiorstw prowadzić sprawnie kancelarię prawną.

Ten wpis chciałbym poświęcić wskaźnikom umożliwiającym lepsze zrozumienie istoty prawniczego biznesu a także pozwalającym na wyznaczanie celów, poprawę efektywności i większe zarobki zarówno dla właścicieli jak i całego zespołu pracowników.

W profesjonalnie zarządzanych przedsiębiorstwach ważnym elementem oceny jego działania jest bieżące monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności – skrót KPI (key performance indicators) jest znany chyba większości menedżerów. Za pomocą odpowiednio dobranego zestawu KPI można oceniać historyczne i obecne dokonania na takich obszarach działalności jak kadry, finanse i marketing. Odpowiednie dobranie i zrozumienie znaczenia poszczególnych KPI umożliwia wychwytywanie źródeł nieefektywności, porównywanie swoich wyników z konkurencją, planowanie działalności, lepsze ocenianie i motywowanie pracowników.

W każdej chyba kancelarii partnerzy analizują podstawowe wskaźniki takie jak ilość wypracowanych godzin, wzrost przychodów, zysków, wypracowane przez poszczególnych prawników przychody. Niewiele kancelarii opracowało jednak swój własny system analiz wskaźnikowych poszczególnych aspektów działalności. Stosowane w kancelariach, coraz lepsze z każdym rokiem ale (przepraszam) zazwyczaj nie w pełni rozwinięte, nie uwzględniające zagranicznych dowiadczeń, programy komputerowe zawierają moduły analityczne. Zestaw stosowanych w nich wskaźników można jednak z sukcesem rozbudowywać.

Zanim pokażę przykładowe wskaźniki, które powinny być stosowane w każdej kancelarii, zwrócę uwagę na kilka warunków, które powinny być spełnione, aby analiza KPI przyniosła owoce w postaci dynamiczniejszego rozwoju i większych dochodów.
- zestaw wskaźników powinien umożliwiać badanie różnych (nie tylko finansowych) aspektów działalności,
- analizy wskaźnikowe powinny być przeprowadzane regularnie w interwałach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych – przy czym dla krótkich okresów wystarczy mierzyć kilka bardzo podstawowych wskaźników a analiza roczna powinna zawierać całe ich spektrum,
- wskaźniki powinny być gromadzone w standardowej, atrakcyjnej i powtarzalnej formie – w postaci pisemnych raportów,
- same wskaźniki mogą być z powodzeniem liczone w arkuszach kalkulacyjnych (np. Excel), ale system informatyczny kancelarii musi dostarczać precyzyjnych danych do wyliczenia wskaźników,
- partnerzy i osoby zaangażowane w zarządzanie kancelarią powinni w trakcie spotkań organizowanych po przygotowaniu okresowych analiz (niekoniecznie miesięcznych ale już z pewnością kwartalnych) – odbywać spotkania poświęcone omówieniu rezultatów tych analiz,
- KPI powinny stać się ważnym narzędziem planowania i wyznaczania celów na kolejne lata działalności.

Analizy wskaźnikowe powinny przeprowadzać regularnie wszystkie kancelarie – nawet te kilkuosobowe, przy czym w miarę wzrostu zakresu działalności zestaw wskaźników powinien być rozbudowywany.


Formuła bloga nie pozwala na zbytnie rozpisywanie się – a jest o czym pisać. W tym wpisie omówię tylko dwa przykładowe wskaźniki (a jest ich kilkadziesiąt) – wskaźnik utylizacji czasu pracy prawników i wskaźnik realizacji stawek.

Pierwszy z omawianych wskaźników pokazuje stosunek czasu fakturowanego klientom do czasu pracy, jaki prawnik pozostaje do dyspozycji kancelarii. Jest wiele przyczyn, dla których wskaźnik ten jest niższy od 100%. Prawnicy poświęcają część czasu pracy na działania marketingowe, naukę, odpoczynek, często pracują nieefektywnie i nie są w stanie sprzedać klientowi wszystkich swoich godzin. Pomiar utylizacji czasu pracy jest jednak kluczowy dla oceny poszczególnych pracowników, kształtowania poziomu obciążeń pracą, planowania zasobów ludzkich. Jeżeli optymalnie wykorzystujący swój czas prawnik rejestruje rocznie 1900 godzin fakturowanych (marzenie niejednej polskiej kancelarii) a jego koledzy po 1400 – partnerzy powinni zastanowić się nad przyczynami takich różnić i (w zależności od przyczyny) za pomocą zmiany systemu motywacyjnego, szkoleniom, usprawnieniom technicznym, przydzieleniu stażysty, asystentki, młodszego prawnika, zwiększeniu ilości zleceń – poprawić wskaźnik utylizacji czasu pracy. Oczywiście należy przy tym pamiętać o potrzebie świadomego kształtowania struktury czasu pracy poszczególnych prawników. Jeżeli któryś z nich sprawdza się świetnie jako marketingowiec – pozwólmy mu działać i wynagradzajmy sowicie.

Drugi wskaźnik – wskaźnik realizacji stawek to stosunek faktycznych przychodów do hipotetycznych przychodów obliczonych na podstawie zarejestrowanych godzin i stawek z cennika kancelarii. Wskaźnik ten może być liczony dla całej kancelarii, poszczególnych zespołów specjalnościowych, poszczególnych prawników, partnerów itd. Teoretycznie – prawnik ze stawką 250 zł./h rejestrujący rocznie 1.500 godzin pracy merytorycznej powinien przynieść kancelarii 375.000 zł. przychodu rocznie zapewniając sobie wynagrodzenie na poziomie 6.000-8.000 tys. złotych miesięcznie „na rękę”. Rzeczywistość jest jednak zazwyczaj inna. Z 1.500 godzin na fakturach pojawia się 1.100 a faktyczne stawki wynikające z umów z klientami (zniżki, ryczałty itd.) spadają do 210 zł. za godzinę. Kancelarię stać na wypłatę wynagrodzenia na poziomie 3.000-4.000 zł. netto.
Najwięcej traci jednak partner/właściciel. Rentowność netto kancelarii (stosunek zysku netto do przychodu) powinna wynosić ok. 35%. Obniżenie wskaźnika realizacji stawek o 10% kończy się często obniżeniem rentowności o 1/3. Wynika to z wysokiego poziomu kosztów stałych ponoszonych przez kancelarię.

Te liczby różnią się oczywiście w zależności od specyfiki kancelarii i rynku na którym działa.
Warto zwrócić również uwagę na to, iż zbytnie zbliżenie się wskaźnika realizacji stawek do 100% może być sygnałem nie tyle wysokiej efektywności ale po prostu zbyt niskich stawek.

Do tematu KPI w kancelariach prawnych pewnie kiedyś jeszcze wrócę. To temat rzeka i fascynująca wyprawa do wnętrza dalekiego od doskonałości mechanizmu, jakim jest kancelaria prawna. Wskaźniki są jak zielone, pomarańczowe i czerwone lampki w kabinie pilota, który dzięki nim właśnie bezpiecznie prowadzi samolot do celu.

To działa

No i proszę. Pierwsze tygodnie prowadzenia bloga i pierwsze kontakty w świecie rzeczywistym. Dzwoni do mnie wydawca nowej gazety dla prawników, pisze maila dziennikarz z Gazety Prawnej z prośbą o wypowiedź.

Pisałem już jakiś czas temu o sile blogów. Ta siła ujawnia się i w tym przypadku – bloga mało promowanego i trochę ukrytego przed szerszą publicznością.

Dziennikarz Gazety Prawnej zadał mi pytanie o znaczenie blogów dla prawników. Odpowiedziałem tak (mam nadzieję że będzie mi wybaczone wczesniejsze zamieszczenie tej wypowiedzi w tym miejscu):

"Blogi prawnicze pełnią różne funkcje dla różnych interesariuszy.

Dla autorów blogi są doskonałym narzędziem budowania wizerunku specjalisty w swojej dziedzinie oraz zmuszają go do ciągłego samodoskonalenia się. Kiedyś potencjalny pracodawca lub klient mógł ocenić prawnika jedynie na podstawie sposobu zachowania się w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej lub negocjacji związanych ze złożeniem oferty. Dzisiaj blog mówi o jego autorze prawie wszystko. Dzięki blogom ich autorzy otrzymują atrakcyjne propozycje pracy, a większa płynność kapitału ludzkiego służy przecież rozwojowi całego sektora usług prawniczych.

Dla kancelarii blogi są źródłem budowania wizerunku firmy, w której pracują ludzie z pasją. Blogi są narzędziem lepszego pozycjonowania stron kancelarii w wyszukiwarkach. Treść blogów ożywia strony internetowe kancelarii i tworzy obraz organizacji dynamicznej i uczącej się. Na bardziej dojrzałych rynkach widać już nawet zjawisko zastępowania tradycyjnych stron www stronami zbudowanymi wokół blogów.

Dla klientów i potencjalnych klientów blogi mogą stanowić ważny czynnik weryfikacji wiarygodności kancelarii i obsługującego ich prawnika. Dzięki dobremu pozycjonowaniu blogów w wyszukiwarkach blogi mogą stać się narzędziem pozyskiwania klientów – szczególnie cennym dla małych kancelarii i wolnych strzelców a także dla kancelarii oferujących produkty na rynku niebiznesowym oraz produkty niszowe. Dobry blog poświęcony prawu rodzinnemu czy też odszkodowaniom komunikacyjnym może przyciągnąć potencjalnych klientów, którzy zaczynają poszukiwanie rozwiązań swoich problemów od wyszukiwarki internetowej."