niedziela, 22 lutego 2009

Może będzie dobrze a może nie…

Oto kilka porad dla zestresowanych, niepewnych przyszłości właścicieli kancelarii prawnych.

Zanim jednak podam swoje rady na nadchodzące czasy pragnę ostrzec przed nadmiernym czarnowidztwem. Kryzys w branży nie musi być wcale głęboki. Twoja kancelaria może zwiększyć przychody. Pamiętaj jednak że niepoprawny optymizm może mieć gorsze skutki niż nadmierne czarnowidztwo. Warto na wszelki wypadek mieć plan B….

  1. Wytypuj spośród bazy klientów tych, którzy generowali w ostatnich miesiącach 80% przychodów. Zacznij zbierać informacje o szansach i zagrożeniach jakie stoją przed tymi klientami. Zastanów się jak wrażliwe na kryzys są branże, w których działają ci klienci. Zdziwisz się jak niewielu klientów generuje większość przychodów Twojej kancelarii. Może warto umówić się z nimi na dawno odkładany obiad i porozmawiać o skutkach kryzysu dla nich samych? Jeżeli obiad nie jest dobrym pomysłem – odwiedź klientów w ich firmie i zapytaj jakie są ich zamierzenia na najbliższą przyszłość i jak możesz im pomóc w ich realizacji.
  2. Jeżeli widzisz, że klienci będą szukać oszczędności zapytaj się jak możesz im w tym pomóc. Zapytaj jakie mają plany w zakresie ograniczania kosztów (niektórzy klienci z góry przyjmują, że zredukują koszty np. o 20%).
  3. Nie fakturuj czasu spotkania i wyraźnie to zaznacz w rozmowie.
  4. Jeżeli uznasz za stosowne, zaproponuj niektórym klientom czasową obniżkę ceny lub inny rodzaj ulgi – na przykład "podaruj" im pakiet nieodpłatnych godzin. Możesz poprosić swoich pracowników aby zrezygnowali z wynagrodzenia (lub obniżyli wynagrodzenie) np. za 10-20 godzin pracy w miesiącu po to, aby pokryć przynajmniej część obniżek cen dla zagrożonych klientów.
  5. Wykorzystaj obniżkę do przyszłej podwyżki J Jeżeli rentowność klienta jest niska a godziny fakturujesz po stawkach zdecydowanie niższych od stawek cennikowych zaproponuj dalszą redukcję stawek pod warunkiem, że w przyszłości stawki powrócą do akceptowalnego przez Ciebie poziomu,
  6. Zastanów się, którzy z Twoich obecnych lub potencjalnych klientów korzystają z usług kancelarii o znacznie wyższych stawkach. Spróbuj wystąpić ze swoją ofertą. Zapytaj swoich klientów czy ich partnerzy biznesowi nie skorzystaliby z usług Twojej kancelarii.
  7. Obserwuj przychody Kancelarii. Pamiętaj że każda złotówka przychodów mniej to ok. 60-70 groszy mniejszy zysk. Policz dla każdego klienta dynamikę przychodów i zastanów się, dlaczego niektórzy z nich generują mniejsze przychody. Opracuj plan utrzymania tych klientów – istnieje duże prawdopodobieństwo że próbują podjąć współpracę z innymi prawnikami.
  8. Jeżeli stawki Twojej kancelarii podawane są w walucie obcej – po wystawieniu faktur oblicz, jakie byłyby przychody gdyby kurs walutowy się nie zmienił. Jeżeli tak obliczone przychody spadają, dokonaj analizy którzy klienci zlecają mniej pracy.
  9. Zweryfikuj zakres usług. Pomyśl o wzmocnieniu tych działów (restrukturyzacje, upadłość, windykacja, zabezpieczenia, prawo pracy, zwolnienia, mediacje, przekształcenia formy prawnej, tworzenie spółek celowych, wywiad gospodarczy, zabezpieczenia należności, negocjacje handlowe itd.) które potencjalnie mogą mieć więcej pracy. Zastanów się jak zagospodarować prawników, którzy mogą mieć mniej zleceń. Możesz wprowadzić usługi, których dotychczas nie wykonywałeś. Np. pomoc klientom w odzyskiwaniu należności, choć jest to działalność o niskiej rentowności, może pomóc przetrwać trudne czasy.
  10. Bądź aktywny w marketingu. Jeżeli w kancelarii jest mniej zleceń – spraw aby prawnicy opracowali swoje indywidualne i zespołowe plany marketingowe i zaczęli je realizować. Nic tak nie obniża morale załogi jak brak pracy. W wolnym czasie można pisać artykuły, przygotować szkolenie dla klientów, dokonać przeglądu kontaktów, odkurzyć stare znajomości, wykonać odłożone wcześniej projekty wewnętrzne.
  11. Zacznij planować rachunek przepływów pieniężnych. Możesz zrobić to w prostym arkuszu Excela odstępując od metodologii przyjętej w rachunkowości. Dokonaj symulacji przy jakich przychodach (pamiętaj o ryzyku wzrostu należności) miesięczny rachunek przepływów będzie miał wartość ujemną. Ile miesięcy przetrwasz przy różnych wariantach spadku przychodów?
  12. Dokonaj systematycznego przeglądu kosztów stałych. Pogrupuj koszty od największych do najmniejszych i dla każdej pozycji kosztowej rozważ zasadność ponoszenia kosztów, rozważ alternatywne (tańsze) sposoby osiągnięcia celów przypisanych tym kosztom, możliwość renegocjacji warunków umów z dostawcami (poprzedź negocjacje poszukiwaniem tańszych dostawców aby mieć punkt odniesienia w negocjacjach cenowych). Zaproponuj niektórym dostawcom czasową obniżkę cen. Wielu z nich woli zredukować marże niż stracić stałego klienta.
  13. Zastanów się nad tym, jakie inwestycje są naprawdę niezbędne a jakie można odłożyć w czasie. Zakup nowych komputerów można odłożyć o kilka miesięcy i kupić je w czasie, gdy stopień niepewności będzie nieco mniejszy. Nie graj w ruletkę – Twoje decyzje wpływają nie tylko na Twoje życie ale także na życie pracowników i ich rodzin.
  14. Zaoszczędzone środki finansowe odkładaj na odrębnym rachunku tworząc rezerwę, która przyda się do ratowania przepływów pieniężnych w sytuacji kryzysowej. Zaproponuj wspólnikom zmniejszenie wypłat i odkładanie zaoszczędzonych kwot na rachunku o którym mowa w zdaniu poprzednim. Jeżeli nic złego się nie wydarzy – otrzymają swoje pieniądze w przyszłości.
  15. Zwiększ kontrolę kosztów poprzez wprowadzenie obowiązku zatwierdzania kosztów dla osób, które wcześniej nie miały obowiązku ich akceptacji.
  16. Nie zatrudniaj nowych pracowników a budżet po pracownikach odchodzących przeznacz na rezerwy (zob. pkt. 14).
  17. Jeżeli od dłuższego czasu wahasz się co do dalszej współpracy z niektórymi prawnikami – podejmij decyzję o ich zwolnieniu – przerzuć ich pracę na bardziej efektywnych prawników.
  18. Przeanalizuj rentowność działów i rentowność klientów. Dokonaj restrukturyzacji działów nierentownych, przeprowadź rozmowy z nierentownymi klientami. Jeżeli rentowność godziny pracy z klientem pokrywa koszty osobowe i część kosztów ogólnych – podtrzymaj współpracę. Jeżeli praca z klientem nie pokrywa nawet kosztów osobowych – postaw twarde warunki albo zakończ współpracę. Podobnie jeżeli niektóre działy w Twojej kancelarii nie przynoszą zysków ale pokrywają koszty osobowe i część kosztów ogólnych (których nie chcesz lub nie możesz redukować) – utrzymuj działy. Jeżeli natomiast dział nie pokrywa nawet kosztów osobowych – rozważ jego rozwiązanie lub głęboką restrukturyzację.
  19. Zastanów się nad tym co zrobić z kosztami osobowymi, gdy pojawią się zagrożenia dla płynności. Zwolnienia to nie jedyny sposób na poprawę płynności. Twoi pracownicy to mądrzy ludzie – zaakceptują różne, często niekonwencjonalne rozwiązania. Częściowo płatne urlopy, czasowa obniżka wynagrodzenia, zmiana zakresu obowiązków, "postojowe" to tylko niektóre z alternatyw dla zwolnienia. Nie przetrzymuj pracowników w kancelarii jeżeli nie mają pracy. Pozwól im wykorzystać wolny czas do podreperowania życia osobistego.
  20. Wykorzystaj nadchodzące czasy na wewnętrzną organizację. Przystąp do pisania strategii o której od tak dawna myślisz. Popraw niektóre procesy wewnętrzne (np. zarządzanie finansami, proces kadrowy). Popracuj nad systemem partnerskim. Pomyśl nad poprawą systemu motywacyjnego. Zrób wreszcie porządny system analityczny pozwalający na obliczanie kluczowych wskaźników efektywności (zobacz ten wpis ale do tego tematu wrócę bo chciałbym wreszcie kiedyś pokazać na blogu większość ciekawych wskaźników) .
  21. Sprawdź czy nie pojawiła się okazja pozyskania talentów odchodzących z innych kancelarii.
  22. Pomyśl co będą kupować klienci, gdy powróci czas prosperity. Przygotuj ofertę na lepsze czasy.
  23. Pomyśl o swojej rodzinie. Wykorzystaj trudne czasy do jej scementowania. Poświęć więcej czasu małżonkowi i dzieciom. Odkryj na nowo wartości, o których często zapominałeś w czasach gdy pracy było więcej niż rąk do pracy.

Nie wpadaj w panikę i nie uprawiaj niepoprawnego optymizmu. Po prostu działaj racjonalnie i ciesz się, że poziom niepewności prędzej czy później się zmniejszy.


 

JEŻELI MAJĄ PAŃSTWO INNE POMYSŁY NA NADCHODZĄCE CZASY – zachęcam do pisania komentarzy.

26 komentarzy:

  1. http://www.rp.pl/artykul/107684,267106_Uslugi_prawnicze__jak_sie_nie_dac_kryzysowi_.html
    Podoba mi się zwłaszcza myśl podsumowująca ;) pozdrawiam Konrad

    OdpowiedzUsuń
  2. O Boże co za słownictwo. Generowanie zysków? Co to jest?
    Przecież jest tyle polskich określeń tego zjawiska.
    Tekst pisany przez ekonomistę z użyciem słownictwa prosto po tłumaczeniu z języka angielskiego na nasz. ;)
    Teraz się nie dziwię dlaczego w tekstach przepisów prawnych brak jest języka prawniczego.

    Pozdrawiam

    OdpowiedzUsuń
  3. Akurat jestem prawnikiem a nie ekonomistą ale rzeczywiście gdy piszę o ekonomice działania kancelarii prawnych to używam słownictwa ekonomicznego (akurat "generowanie zysków" to często używane pojęcie). Rzeczywiście pisząc o ekonomii dla prawników trzeba mieć się na baczności :-) Mam jednak nadzieję że treść bloga jest na tyle interesująca że przymknie Pan (Pani?) oko na mój nieco hermetyczny język. Będę się starał :-)

    OdpowiedzUsuń
  4. Sugeruje Pan obniżki, obniżki i jeszcze raz obniżki! Tak może pisać osoba, która zarządza, ale nie swoimi pieniędzmi tylko cudzymi (nie ponosząc przy tym większej odpowiedzialności).W wywiadzie w RP mówi Pan o solidarności pracowników i przełożonych.Czy w imię budowania tej solidarności dobrym sposobem jest obniżka wynagrodzeń dla pracowników?!Pracownicy oczywiści nie są głupi, zrozumieją, ale każdy z nich ma dom na utrzymaniu,żonę,dzieci,wydatki na dentystę,itp.We wszystkich tych pomysłach zapomina Pan o jednym, mianowicie o tym, że prawnicy to nie perpetuum mobile,ale usługodawcy, którzy za swoją pracę chcą wynagrodzenia adekwatnego to poświęconego czasu.

    OdpowiedzUsuń
  5. Bardzo interesujący post.

    Polecam tez na podobny temat - http://www.bmacewen.com/blog/archives/2009/02/layoffs_substitutes_compl.html

    @ przedmówca: "prawnicy (...) za swoją pracę chcą wynagrodzenia adekwatnego to poświęconego czasu"
    Bardzo pięknie powiedziane, tylko co zrobić jeśli nie ma chętnych żeby je kupić po wskazanej przez Ciebie cenie? Wysypać zboże? Zbankrutować?

    OdpowiedzUsuń
  6. Chciałbym na początku po raz kolejny podkreślić, że NIE WIEMY dzisiaj jakie będą skutki kryzysu dla naszej branży i dla konkretnych kancelarii. Obserwując jednak dosyć dramatyczną sytuację kancelarii za oceanem zachęcam do refleksji i szykowania planu B... W ostatnich miesiącach dostałem wiele maili od czytelników bloga z różnych miast Polski - nie napawają optymizmem.

    Obniżki to oczywiście nie jest jedyny i wcale nie najlepszy sposób radzenia sobie w sytuacji kryzysowej. To jest wręcz najgorszy sposób - niestety czasami jedyny możliwy. Starałem się jedynie wskazać, że jeżeli CZASOWA obniżka ceny może być jedynym sposobem na utrzymanie kluczowych klientów - należy go wykorzystać. W normalnych warunkach rynkowych takie postępowanie nie jest racjonalne bo przecież istotą działalności jest osiąganie zysków. Czy dzisiaj żyjemy jednak w normalnych warunkach? Tego nie wiemy - zobaczymy za kilka miesięcy.
    Znam przypadek dużej warszawskiej kancelarii, w której grupa ważnych klientów z góry założyła obniżenie kosztów (również obsługi prawnej) o 15-20%. Kancelaria ta stanęła przed wyborem czasowej rezygnacji z zysków (wynegocjowano roczną obniżkę stawek) albo utraty tych klientów na rzecz mniejszych kancelarii. I to jest rzeczywisty problem.

    Jeżeli chodzi natomiast o kwestię obniżek wynagrodzeń - w sytuacji gdy przychody przedsiębiorstwa spadają z przyczyn od niego niezależnych a próby ich utrzymania nie przynoszą rezultatu - jedynym sposobem jest obniżka kosztów. Kiedy właściciele przestają otrzymywać zyski, koszty ogólne zostały ograniczone do minimum pozostaje pytanie co zrobić z kosztami osobowymi (w branży prawniczej stanowią one zwykle ok.1/3 przychodów choć tego nie widać często w rachunku wyników ze względu na "ukryte w zysku" wynagrodzenia partnerów). Wtedy powinna nastąpić obniża wynagrodzeń albo zwolnienia. Co Pan by wybrał?

    Zgryźliwość pomijam milczeniem ale proszę tylko o zrozumienie intencji wpisu na blogu - spowolnienie lub spadek obrotów dotknie również sektora usług prawniczych.Jeżeli w Pana (Pani?) kancelarii nic złego się nie dzieje - to bardzo dobrze. Pozdrawiam.

    OdpowiedzUsuń
  7. Barista - czytamy te same blogi :-) też zwróciłem uwagę na ten wpis na który się powołujesz. Zwróćcie Państwo uwagę na ton wpisu: "Salary cuts. I don't know if you read it here first, but it matters not where you did. Economists famously and widely insist that wages are "sticky downwards," which is their awkward formulation of the highly common-sensical notion that people hate to see their pay (at the same employer) actually drop. But these are not ordinary times, and there are ample reasons to think that people would be surprisingly amenable to this revolutionary concept:"

    Dwie pozytywne myśli: sektor usług prawniczych za oceanem jest sektorem DOJRZAŁYM a kryzys w USA jest prawdopodobnie znacznie GŁĘBSZY niż u nas. I to może uratować zarobki polskich prawników :-)

    OdpowiedzUsuń
  8. Ja zakładam ze jednak w Polsce, możemy mówić o pewnej niestabilności rynkowej a nie o wielkim kryzysie. Bo jak na razie w kanelarii w której pracuje nie odczuwam spadku zysków ani cięcia kosztów u klientów. Co oczywiście nie znaczy że trzeba być przygotowanym i mieć plan B, ale myślę też że każdy myślący właściciel kancelarii zawsze ma przygotowany plan B. A jeśli chodzi o zwolnienia osób, to będę stanowczo przeciwnikiem. Redukcja kosztów wydaje się lepszym rozwiązaniem. Potencjał kancelarii stanowią ludzie, to ludzie pracują i sprzedają swoje godziny. Nie można ucinać im pensje a już tym bardziej zwalniać. Bo jednak zakładam że zespół który pracuje jest tak dobrany aby dobrze funkcjonował i dobrze sprzedawał. Jeśli ktoś do niego nie pasuje to odpada wcześniej. Natomiast w sytuacji kiedy pojawiają się problemy, nie można wytypować nagle najgorzej pracującego i stwierdzić - ok to tym razem Ty odpadasz, choć rzeczywiście masz potencjał.

    OdpowiedzUsuń
  9. W chaosie informacyjnym i czasach pesymizmu po(?)kryzysowego jaki w tej chwili mamy, przydaje sie racjonalne, zdroworozsądkowe i analityczne spojrzenie. Te rady są dobre nie tylko dla kancelarii, ale praktycznie kazdej firmy uslugowej.

    Warto tez na to spojrzec od strony sytuacji nie tylko swojej firmy ale i otoczenia biznesowego - szczegolnie konkurentow. W sporcie jest taka zasada: kiedy walczysz o zwyciestwo na najwyzszych obrotach, ostatkiem sil, i wlasnie zastanawiasz czy sie nie poddac - pomysl ze reszta "peletonu" jest co najmniej tak samo wyczerpana i za chwile najslabsi beda sie poddawac. Wtedy wlasnie nalezy przyspieszyc.

    W biznesie oznacza to, ze jak mamy kryzys i jest (wszystkim) zle, to nalezy sie wtedy rozejrzec za sposobnosciami - do przejecia klienta, pracownika, przekonania dotychczasowego konkurenta do wspolpracy ...

    Podobnie jak termin "ryzyko" moze miec konotacje pozytywna, podobnie kryzys nie musi oznaczac dla wszystkich porazki.

    Pozdrawiam,
    Rafal Rudnicki
    http://ryzyko.blox.pl

    OdpowiedzUsuń
  10. Post ciekawy i zawiera trafne spostrzeżenia i przydatne rady, z których wnioski może wyciągąc management nie tylko branży prawniczej. Wbrew zalecanemu przez Autora, jak rozumiem, racjonalnemu podejściu do spowolnienia gospodarczego, ilość i radykalność proponowanych rozwiązań budzi obawę, czy na pewno doceniamy "to", co dzieje się na świecie. Sytuacja jest poważna, ale zdaje się, że na nieszczęściu pewnych przedsiębiorstw kancelarie mogą jednak niemało zarobić. I jakkolwiek część firm musi rzeczywiście znacznie zmniejszyć koszty, to kryzys może okazać się doskonałą okazją do zdobycia przewagi, gdy tylko rynek na stałe znajdzie się w trendzie wzrostowym. Nikt nie wie kiedy to nastąpi, ale ci, którzy nie będą myśleli tylko o przetrwaniu, wyruszą ze strzałem ze startera, podczas gdy konkurencja będzie wiązać buty. Dlatego strategie dyskonotwania oferty, czy dyskryminacji cenowej mogą okazać się bardzo skuteczne. A czasowa rezygnacja z wysokiego wynagrodzenia, powinna zwrócić się w tak zwanych lepszych czasach!
    Karol Król

    p.s. nie znoszę nazywania procesów gospodarczych, które nam obecnie towarzyszą 'kryzysem', 'armageddonem' itp.
    p.s. 2 pozdrawiam autora jako chyba najmłodszy czytelnik :)

    OdpowiedzUsuń
  11. "O Boże co za słownictwo. Generowanie zysków? Co to jest?
    Przecież jest tyle polskich określeń tego zjawiska."

    Szanowny Panie/Pani Anonimowy,

    Co jest złego w "generowaniu zysków"?

    Jakie jest polskie określenie tego zjawiska bo ja myślałem, że właśnie takie?

    Pytam (jako ekonomista) z wielkiej ciekawości.

    Pozdrawiam

    OdpowiedzUsuń
  12. Mam pytanie nie dot artykulu - czy to forum przeniesiono w inne miejsce? Od 4 mcyc cisza... Szkoda, troche mi tego brakuje...

    OdpowiedzUsuń
  13. No właśnie, ja też byłbym zainteresowany tym samym, co mój przedmówca

    OdpowiedzUsuń
  14. pierwsza uwaga - a będzie więcej - co do pkt. 6 - kłania się nieznajomośc specyfiki pracy adwokata (lib radcy prawnego) a w szczególności zasad etyki wykonywania zawodu adwokata (lub radcy prawnego). poza tym namawia Pan do "wygryzania" kolegi z obsługi klienta proponując klientowi (co oczywiste bez wiedzy Kolegi) obsługę po niższych stawkach. No cóż w ten sposób to można jedynie doprowadzić do upadku kancelarii, choćby dlatego, że kto mieczem wojuje od miecza ginie. dzisiaj ja zaproponuję niższe stawki, jutro kolega. Poza tym specyfika zawodu adwokata polega na koleżeństwie i wzajemnej pomocy. Niejednokrotnie zdarza mi się, jak i moim kolegom kierować potencjalnego klienta do Kolegi, który zajmuje się danym rodzajem spraw, a nie przyjmować zlecenie na siłę i uczyć się na kliencie nowych rzeczy - zupełnie mi wcześniej obcych. Więc niestety książkowe definicje i teorie z zakresu ekonomi nie sprawdzają się na zasadzie kalkomanii w branży prawniczej. koniecznym jest jednak rozeznanie. Pozdrawiam Adw. Konrad Pogoda

    OdpowiedzUsuń
  15. Jak zwykle brakuje Pana wpisów, a jest tyle tematów do poruszenia ;/

    OdpowiedzUsuń
  16. Świetne wskazówki. Trzeba bacznie obserwować klientów i ich zachowania. Pozdrawiam

    OdpowiedzUsuń
  17. Na pewno takie porady marketingowe się przydadzą. Nie zawsze jest kolorowo i warto szukać innowacyjnych metod promocji biznesu

    OdpowiedzUsuń
  18. Myślę, że dzięki takim blogom i czytaniu tych ciekawych porad można wiele skorzystać

    OdpowiedzUsuń
  19. Na prawdę dobry niezbędnik dla każdego kto obraca się w tej sferze biznesowej.

    OdpowiedzUsuń
  20. Dzięki wielkie za ten wpis, trochę mi rozjaśnił sprawę :)

    OdpowiedzUsuń
  21. Wiele bardzo użytecznych wskazówek. Dziękuję i pozdrawiam :)

    OdpowiedzUsuń
  22. Rzeczywiście, blog jest bardzo pomocny i śmiało polecę go innym osobą

    OdpowiedzUsuń
  23. Ja mam jedno pytanie związane z prawem, powiązane z marketingiem. Zajmuje się zawodowo reklamą google adwords, obsługuje wielu klientów i raczej nie ma z nimi problemu. Oprócz jednego. Wiecznie spóźnia się z opłacaniem usługi. Czy na przykład przed sądowe wezwanie do zapłaty będzie dobrym wyjściem?

    OdpowiedzUsuń
  24. Wydaje mi się, że to naprawdę skuteczna metoda, ale skonsultuj się z prawnikiem

    OdpowiedzUsuń